Audiovisuele middelen voor videoconferencing in meeting rooms

Hoe realiseer je een meeting room die geschikt is voor online en offline vergaderen? Volgens Mark de Kort van DKB Audiovisual is het antwoord simpel: het gebruik van de ruimte is leidend: efficiëntie, multi-inzetbaarheid en gebruiksgemak zijn essentiële eigenschappen. In dit artikel bespreken we waarom de vraag naar meeting rooms met de juiste audiovisuele middelen voor video vergaderen toeneemt en welke rol audiovisuele middelen hierin spelen. 

We hebben het al in een eerder artikel benoemd, niemand is meer onbekend met video vergaderen. We bellen online met onze collega’s, opdrachtgevers, partners en potentiële nieuwe opdrachtgevers of collega’s. Dit vraagt om een verandering in ons gedrag, maar wat vraagt het van onze kantoren en werkplekken?

Toegenomen vraag naar audiovisuele middelen voor video vergaderen in meeting rooms

Nu blijkt dat de meeste bedrijfsprocessen prima online plaats kunnen vinden, neemt video vergaderen een blijvende rol in. Hierdoor ontstaat bij organisaties een hele andere behoefte en een hele andere hulpvraag. Want hoe realiseer je een meeting room waar je niet alleen op kantoor productief en professioneel kunt vergaderen, maar ook online? De rol van het kantoor is onderhevig aan verandering en  (vergader)ruimtes, showrooms en andere werkplekken moeten ook online optimaal werken. Dat vraagt om een andere visie en andere audiovisuele middelen. 

Vergaderopstellingen: de juiste audiovisuele apparatuur voor een geslaagde virtuele meeting

De veranderende vraag bij onze opdrachtgevers blijkt uit de wens voor ruimtes zoals meeting rooms die geschikt zijn voor online, offline en hybride vergaderen. Wij bouwen meeting rooms in verschillende maten, afhankelijk van de behoeften van onze opdrachtgever. Een meeting room is eigenlijk een vergaderruimte zoals we die gewend zijn, maar dan met de juiste audiovisuele middelen voor online vergaderen en presenteren. De mogelijkheden zijn volledig naar de wensen en eisen vanuit de organisatie en interne processen in te richten. 

Drie factoren zijn bepalend voor het succes van de indeling:

• Het gebruik van de ruimte
• Efficiëntie van de meeting room
• Gebruiksgemak

“De multi-inzetbaarheid én het gebruiksgemak volgens ons leidend zijn in het ontwerp, hierdoor wordt de meeting room enthousiast door iedereen in de organisatie gebruikt en dat is het resultaat dat wij nastreven. Immers, hoe gebruiksvriendelijker het is, hoe meer het gebruikt wordt, hoe hoger het rendement voor de organisatie.” – Mark de Kort, Operationeel Manager DKB Audiovisual.

AV installatie en audiovisuele ondersteuning in meeting rooms

De belangrijkste vraag bij het bouwen van een meeting room is niet “welke apparatuur heb ik nodig?”, maar “waar ga ik de ruimte voor gebruiken?”. De opties voor audiovisuele apparatuur om een meeting room mee te bouwen zijn namelijk eindeloos.

“Een tekenend voorbeeld van de eindeloze opties is de studio die we gebouwd hebben voor één van onze opdrachtgevers. We hebben als het ware een cockpit voor hun globale communicatie gebouwd waar zij kleine, tv-waardige shows maken voor potentiële klanten. Zo creëren zij op afstand het wow-effect voor klanten en prospects. In deze ruimte wordt bijvoorbeeld een supermarkt of keuken van een fastfoodketen nagebouwd om de klant te informeren, inspireren en te overtuigen. Op dit moment werken we aan kleine aanpassingen zodat deze studio ook eenvoudig als interne trainingslocatie of meeting room gebruikt kan worden.” – aldus Mark de Kort.

Voor iedere ruimte, een oplossing op maat

 We weten uit ervaring dat ieder bedrijf ruimtes met verschillende grootte heeft die ze in willen richten. Afhankelijk van de grootte en de doeleinden, richten we de ruimte in met de gepaste apparatuur. We onderzoeken samen met de opdrachtgever waar de meeting room voor gebruikt wordt en zoeken vervolgens een manier om één ruimte zo efficiënt mogelijk te gebruiken voor al deze doelen. 

Voor iedere voorkeursapplicatie: Zoom Rooms, Microsoft Teams, Google Meet

In de installatie fase is het cruciaal dat alle audiovisuele middelen die wij plaatsen volledig geïntegreerd zijn met de bestaande systemen van de organisatie, zodat iedereen in één keer aan de slag kan. Onze eigen IT specialist is daarom betrokken bij het advies en schakelt direct met de IT afdeling van onze opdrachtgever. We realiseren een centraal systeem waarin de werknemers zelf de meeting room(s) reserveren en wat ervoor zorgt dat alles klaar staat bij de start van de meeting. 

Wilt u meer weten over onze ideeën bij uw meeting room en de mogelijkheden van audiovisuele apparatuur voor uw organisatie? Neem contact op met 0416-531 849 of [email protected], wij komen graag kennismaken.