Succesvol online vergaderen, trainen, presenteren en verkopen, hoe realiseer je dat? Bedrijven worden steeds meer met deze vraag geconfronteerd en zijn op zoek naar oplossingen die verder gaan dan één camera en online platform voor videobellen. Met Mark de Kort en Quinten Huigen van DKB Audiovisual bespreken we welke rol audiovisuele middelen hierin spelen en waarom zij altijd voor het “WOW effect” gaan.

Wij willen met audiovisuele techniek altijd een WOW effect creëren voor onze opdrachtgevers. Of het nu een meeting, presentatie, sales pitch of training betreft, onze opdrachtgever en vooral de gebruikers – denk aan klanten of collega’s – moeten elke keer weer versteld staan van de mogelijkheden en de eenvoud in het gebruik. Hoe we dat bereiken? Door niet alleen te focussen op de techniek maar vooral door onze manier van communiceren in het besluitvormingsproces. We maken het namelijk niet moeilijker dan nodig. Maar is dat niet normaal? Te vaak blijkt dat op het snijvlak van Audiovisueel, projectmanagement en IT begrijpelijke taal niet vanzelfsprekend is. 

“Wij maken eigenlijk een ingewikkeld proces heel makkelijk en zorgen ervoor dat alle audiovisuele techniek door iedereen in de organisatie eenvoudig gebruikt kan worden. Communicatie en projectmanagement is net zo belangrijk voor een succesvol project als de juiste techniek en installatie.” – Quinten Huigen, Manager Business Development DKB Audiovisual 

AV oplossingen voor bedrijven: audiovisuele ondersteuning 

Het nastreven van een WOW effect komt door DKB’s ervaring in de evenementen industrie. Het team heeft veel ervaring met het faciliteren van succesvolle fysieke, online en hybride evenementen waarbij alles draait om de gasten en met welk gevoel zij weer naar huis gaan. We verzorgen bij deze events licht, geluid, staging, regie en alles daartussenin, maar voorop staat altijd de fantastische ervaring van de gasten.

Tegenwoordig realiseren we steeds vaker permanente audiovisuele oplossingen in de kantoren of showrooms van onze opdrachtgevers. We geven ruimtes een multifunctioneel karakter, een ruimte dient dan bijvoorbeeld als presentatieruimte maar kan ook voor videoconferencing gebruikt worden, wat veel efficiënter is. De kosten van de oplossing worden verspreid over verschillende bedrijfsposten en daarmee ontstaan er weer direct meer mogelijkheden.

Specialisten in audiovisuele ondersteuning: ons proces

Onze expertise in audiovisuele ondersteuning sluit perfect aan bij veel vragen waar organisaties sinds het begin van de corona crisis mee te maken krijgen. Hoe kunnen kritieke bedrijfsprocessen zoals trainingen, vergaderingen, productpresentaties en sales pitches succesvol online of hybride georganiseerd worden? 

Wij geloven dat het gebruik van audiovisuele middelen de basis van het plan is, daarom ziet het proces van kennismaking tot een succesvolle samenwerking er bij ons altijd als volgt uit:

  • Kennismaken
  • Inventariseren
  • Presenteren
  • Schetsen
  • Realiseren
  • Trainen

Kennismaken met DKB Audiovisual

Nieuwe of bestaande opdrachtgevers komen meestal bij ons met één uitdaging, bijvoorbeeld het organiseren van professionele online vergaderingen of producten presenteren op afstand. Tijdens deze persoonlijke kennismaking leren we elkaar kennen en bespreken we de uitdaging op hoofdlijnen. 

Inventariseren van de audiovisuele behoeftes

Binnen organisaties spelen eigenlijk altijd meerdere behoeften aan audiovisuele ondersteuning, daarom beginnen we met het in kaart brengen van alle vragen die spelen binnen de organisatie. Vaak komen we erachter dat andere afdelingen een andere behoefte hebben, bijvoorbeeld professionele online trainingen organiseren. Ook de technische aspecten brengen we in kaart, welke ruimtes zijn beschikbaar, over welke middelen beschikt de organisatie, met welke protocollen moeten we rekening houden, wie zijn er betrokken en belangrijker: wanneer is het een succes?

Presenteren

Na de inventarisatiefase laten we de multi-inzetbaarheid en efficiëntie van onze technische oplossingen zien, omdat we al een flink track-record hebben doen we dat vaak door middel van een presentatie en rondleiding bij een andere opdrachtgever. We focussen dan op de oplossingen en toegevoegde waarde, zonder meteen te technisch te worden.

Schetsen

Van onze ideale oplossing ontwikkelen we een technische tekening, deze tekening laat zien welke audiovisuele middelen we gebruiken en in welke opstelling. Bij deze technische schets komt ook een begroting en een planning voor de realisatie. Deze tekening is als het ware een draadmodel van de techniek. Als deze akkoord is behoort een 3D visualisatie tot de mogelijkheden. Vaak wordt een 3D visualisatie ingezet als er sprake is van een studio en merkbeleving centraal staat. 

Realiseren

Ons team realiseert op basis van de schets en draagt daarbij zorg voor een correcte installatie, het nakomen van de planning, schakelen met eventuele derde partijen en een volledig werkend systeem dat naadloos aansluit op de bestaande systemen en protocollen. We vereenvoudigen het proces voor onze opdrachtgevers door de communicatie over techniek met derden op ons te nemen. Hierdoor heeft onze opdrachtgever één aanspreekpunt voor het hele project, die technische taal begrijpelijk maakt. 

Trainen

Na de oplevering is het belangrijk de gebruikers te trainen. Op die manier zorgen we ervoor dat iedereen die dat wil overweg kan met de nieuwe audiovisuele middelen en binnen een paar minuten aan de slag kan met zijn of haar vergadering, presentatie of training. 

Voorwaarde: Integreer audiovisuele middelen in bestaande IT systemen

Essentieel in het gebruik is dat alle audiovisuele middelen kunnen communiceren met de gewenste hardware en software van een organisatie. Het integreren van verschillende systemen en tegelijkertijd de beveiliging niet uit het oog verliezen is voor onze opdrachtgevers vaak een grote uitdaging. Al snel krijg je te maken met verschillende (externe) IT partijen die gewend zijn zeer technisch te werken én spreken. 

Daarom nemen wij samen met jouw IT-team de verantwoordelijkheid voor de volledige integratie van de nieuwe audiovisuele middelen in bestaande IT systemen. Onze Technisch Manager, Mark de Kort, geeft het volgende voorbeeld: 

“Neem een van de klanten die we recent mochten ondersteunen. De event afdeling bleef problemen houden met de IT systemen, waardoor laptops niet werkten en er niet genoeg bandbreedte beschikbaar was voor streamen. Dan heb je te maken met verschillende partijen, waarbij iedereen naar elkaar wijst en niet iedereen elkaar goed begrijpt. Als DKB namen wij de regie en zorgden ervoor dat alle stakeholders op één lijn kwamen, de processen gestroomlijnd werden en de problemen écht waren opgelost. Hierbij is het onze rol om de technische taal van IT partijen zo te vertalen dat de interne organisatie daar direct op kan reageren en we zo met alle partijen samen direct tot een oplossing komen. In korte tijd was het opgelost.” – Mark de Kort, Technisch Manager DKB Audiovisual  

Wil je meer weten over de audiovisuele oplossingen van DKB Audiovisual voor jouw organisatie? Neem contact op met 0416-531 849 of info@dkbaudiovisual.nl. Wij komen graag met je in contact.

WHITEPAPER SUCCES MET ONLINE EVENTS

Wil jij meer weten over de voordelen van online events of wat er allemaal komt kijken bij een online event productie? Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in één whitepaper, laat je e-mailadres achter en je ontvangt het whitepaper direct!

Whitepaper online events

Toestemming(Vereist)
Dit bericht is gepost in blogs. Bookmark de link.